La palabra Webinar proviene de la abreviación de las palabras Web Bassed Seminar en inglés, que se traduce al español como “seminario realizado por internet”.

Una vez que tenemos claro el concepto, pasamos a explicar qué es. Se puede definir como una herramienta que se utiliza para realizar “videoconferencias” con fines educativos o comerciales. Esta se realiza a través de una plataforma online para transmitir la comunicación. De este modo, a la vez que esta comunicación se da en tiempo real, los asistentes pueden efectuar sus preguntas cuando llegue su turno. 

Podemos utilizar esta herramienta para diferentes actividades, como por ejemplo: anunciar un nuevo producto, un evento, emitir información sobre un tema, formación, etcétera. Ésta es una de las mejores opciones para algunas empresas, ya que no tienen que preocuparse por encontrar un lugar físico, por el aforo, por problemas que puedan surgir en el auditorio o lugar donde se realiza.

Los webinars se vienen utilizando desde hace unos años para el aprendizaje académico, es decir, para alumnos de institutos, universidades, opositores o formación no reglada que cursan los estudios de forma no presencial. Actualmente las empresas han decidido dar el paso para segmentar contenidos y ofrecérselo a los empleados para que estos puedan acceder a ellos y obtener una formación online. Además, como ya hemos comentado, se utilizan para otro tipo de situaciones como pueden ser eventos o presentaciones de productos o servicios. 

Según un estudio de Content Marketing Institute, dos tercios de los comerciales B2B hacían uso de los webinars y el 66% de estos los consideraban muy efectivos. 

Antes de realizar un webinar hay que tener en cuenta una serie de factores:

• Tenemos que elegir la plataforma con la que la realizaremos. Existen muchas diferentes y podemos encontrarlas de forma gratuita. En función de la duración de nuestro webinar, el número de asistentes y las necesidades técnicas elegiremos una herramienta u otra.
• Definir el tema. Esto suele parecer sencillo, pero no nos equivoquemos. Para realizar una comunicación efectiva no debemos desviarnos del tema principal.
• Relacionado con el punto anterior, es de mucha utilidad hacernos un guion para no desviar el tema. De este modo, “iremos al grano” en todo momento y los asistentes no se perderán durante el transcurso. 
• Escoger una fecha. Ésta tiene que estar prevista, al menos, un mes antes. Si elegimos la fecha con pocos días de antelación e incluso el día previo, no obtendremos la audiencia que deseamos. 
• La divulgación es otro de los factores imprescindibles. Si conseguimos propagarlo, conseguiremos un mayor número de usuarios y cumpliremos mejor con nuestros objetivos.
• Subir el contenido a plataformas para quienes no han podido visualizarlo en directo. Si no de manera completa (un usuario de un webinar de pago se molestará mucho si al cabo de unos días lo ve “en abierto”), sí que deberemos colgar varios fragmentos o un resumen para poder llegar a más público e ir “cebando” una siguiente edición.

Y como todo, esta herramienta tiene sus ventajas e inconvenientes:

Las ventajas de los webinars son:

• Tienen una gran versatilidad, ya que podemos realizar la comunicación de forma diferente y con otro estilo y conseguir los objetivos deseados.
• Podemos captar usuarios más allá de nuestra comunidad, es decir, a nivel nacional e incluso internacional. Hemos logrado reunir en webinars que hemos realizado a asistentes de toda Latinoamérica, EEUU, Portugal y Argelia.
• Ligado al punto anterior, podremos captar más usuarios que pueden convertirse en posibles clientes.
• Es una herramienta que nos permite un gran ahorro de costes. Como ya comentamos anteriormente, no hay que preocuparse de encontrar un auditorio y los recursos de imagen y sonido son menos costosos (aunque siempre viene bien invertir en que la imagen y el sonido sean de gran calidad).
• Con el uso de esta herramienta ofrecemos a los clientes una buena imagen de marca. Hacemos ver que nuestra empresa es cercana, moderna, activa, dinámica…
• El trato que observan los usuarios es cordial, profesional y directo. Si bien por lo general las empresas se comunican a través de emails para esclarecer dudas, con un webinar podemos resolver y explicar de forma directa aquellas preguntas que quieran hacernos los usuarios. 

Aunque por otro lado encontramos algunas desventajas:

• Las dinámicas sociales y el contacto cara a cara no se realizan como en un evento presencial. En estas relaciones presenciales el lenguaje corporal es una gran ventaja para nosotros y mediante este método se pierde casi por completo.
• La interacción entre asistentes se limita a un chat o a una sala privada antes o después del evento, con lo que perdemos buena parte del networking.
• Aunque no tengamos que estar pendientes de tener un lugar físico en el que realizar nuestra comunicación, es cierto que tenemos que tener cuidado de nuestra conexión a internet por las posibles interrupciones. También debemos tener en cuenta las conexiones de las que van a disponer nuestros asistentes y desde qué dispositivo se van a conectar. La experiencia de usuario es muy distinta desde un móvil o desde un ordenador.
• Los usuarios pueden distraerse por las circunstancias o factores que tengan a su alrededor con lo que se producen “desconexiones” de los asistentes durante periodos breves de tiempo. Por esto es recomendable que si se han perdido un momento determinado o sólo han podido ver una parte, subir posteriormente el contenido (bien de manera completa para todos los asistentes, bien de manera pública si el contenido lo permite.