La transformación digital de la formación ha sufrido un acelerón de varias G en este 2020 gracias a lo que todos ya conocemos. La pandemia de COVID-19 ha dinamitado todos los planes que teníamos tanto empresariales como familiares. El estado de alarma y confinamiento, la destrucción de empleo, la desescalada, … ¿Quién podría haber acertado la situación actual de todo el mundo cuando hace escasos 5 meses estábamos debatiendo si era una locura o no celebrar el Mobile World Congress?

La realidad, ya ciñéndonos al mundo de la formación, es que el tsunami ha pasado y tenemos que ver qué ha quedado de muchísimas empresas que ofrecían formación de manera única y exclusivamente presencial. Miles de empresas han tenido que cerrar, otras tantas están en ERTE y no saben si a partir de septiembre volverán a estar activas. La enseñanza lleva “con el pie cambiado” desde marzo y aún desconocemos cómo se van a llevar a cabo los cursos universitarios, cómo se va a dar clase en los institutos o en los colegios. Las implicaciones sociales de esta incertidumbre pueden convertir en más devastadoras aún todas las consecuencias económicas de la crisis.

Con este panorama post-apocalíptico, ¿qué podemos hacer?

Hace años, en una charla para emprendedores organizada por la Junta de Castilla y León, el ponente nos invitó a los asistentes a hacer un ejercicio muy práctico. Se llamaba “Kill your company”. El ejercicio consistía en imaginar la manera más rápida de “matar” a nuestra empresa. Todos los sectores y todos los negocios tienen un talón de aquiles. Siempre hay una ley o una decisión política, o del mercado o de tus clientes para preferir a otro competidor antes que a ti, o para que tu producto o servicio deje de venderse. Ese ejercicio trataba de hacernos imaginar qué escenario se podía plantear rápidamente y que provocara que tu compañía tuviese que cerrar en un cortísimo plazo de tiempo. Este ejercicio nos hacía diseñar herramientas y estrategias que nos permitieran gestionar la crisis de manera que no se llevara nuestro negocio por delante.

Ninguno pensamos en una pandemia vírica con más de 40.000 muertes en nuestro país como una causa probable para el cierre de nuestra empresa. Pero ha llegado y vamos a tener crisis sanitaria como mínimo durante un año (y económica durante no sabemos cuánto tiempo), así que vamos a ver cómo lo afrontamos. Nuestra receta es:

• Agilidad.
• Digitalización.
• Comunicación.

Durante 2019 realizamos una encuesta a 100 empresas de formación y los resultados les podéis ver aquí:

El nivel de digitalización que encontramos en estas empresas fue muy bajo. Con este “estado del arte” y con la situación que se desató en marzo la consecuencia ha sido clara: el cierre de muchas empresas.

¿Quién ha sobrevivido? Pues las empresas que no supeditaban su modelo de negocio al tamaño de sus instalaciones. Es así de simple, muchas empresas de formación basaban su negocio en tener un gran número de asientos en aulas (propias o alquiladas) y mantenerlas llenas.

La transformación digital de la formación pasa como no puede ser de otra manera por convertir esas aulas en virtuales, tener un control exacto de los movimientos de cada alumno, fomentar la interacción entre alumnos y profesores a través de herramientas digitales (foros, chats privados, repositorios de material, espacios compartidos en la nube, etc.), poder monitorizar en tiempo real cualquier aspecto de tu negocio, tener acceso desde cualquier dispositivo a cualquier dato, redefinir el papel de cada uno de los puestos de trabajo, etc. Aquí es cuando tenemos que empezar a hablar de agilidad.

Un caso que hemos vivido cerca es el de unas academias de inglés (dos centros con 14 empleados y aulas llenas) que de la noche a la mañana cierra porque no puede dar clases y no sabe cómo reactivar su negocio. El reaccionar de manera ágil a una situación así podría haber llevado a su empresa a volver a tener clases en pocos días (en directo), haber mantenido a la clientela (aunque fuese con precios más económicos), conservar la actividad y los puestos de trabajo.

 Ser ágil dirigiendo tu negocio debe ser prioritario en una situación tan extrema para saber cómo (y hacia dónde) pivotar.

 La digitalización de la formación puede empezar de una manera muy sencilla, con la eliminación de las aulas presenciales y la creación de aulas virtuales. En un máximo 24 o 48 horas, una empresa como la del ejemplo anterior puede seguir dando clase online. Sólo se necesita un software de videollamadas (Zoom, Meet, Skype, …)  y una organización de horarios. A partir de ahí puedes conservar a tus clientes y ofrecer un servicio idéntico pero adaptado a la situación actual. A partir de ahí se abre un camino de enormes posibilidades que pueden hacer que tu negocio crezca y sea muy rentable.

 El último ingrediente de la receta es el de la comunicación. Existen infinidad de empresas de formación cuyos cursos se pueden impartir a alumnos de cualquier punto de la geografía nacional (o internacional). Por ejemplo, si tu empresa se dedica a formar para las oposiciones al estado, tu alumnado podrá estar en cualquier punto de España y no circunscribirse a tu ciudad o provincia.

 Gracias a la formación online y las clases en directo, llevamos trabajando más de dos años con empresas de formación que de forma mixta unen en una clase hasta a 50 personas de manera presencial y hasta 70 online en una formación síncrona. Con la nueva situación pueden llegar a todos sus clientes (repartidos por toda España). Para ello hay que cuidar mucho la comunicación, la presencia en redes sociales y tener una buena estrategia de marketing online.